PROYECTO INES BRINDARÁ A LA DAE UC UN SISTEMA DE TIC Y PLATAFORMA DE ATENCIÓN ESTUDIANTIL

PROYECTO INES BRINDARÁ A LA DAE UC UN SISTEMA DE TIC Y PLATAFORMA DE ATENCIÓN ESTUDIANTIL
El equipo DAE está involucrado en un gran proyecto que se adjudicó la Vicerrectoría Académica. Entre varios objetivos, busca desarrollar un modelo innovador de alertas académicas, lo cual involucra mejorar, a través de un sistema informático, los procesos de atención, seguimiento, evaluación y soporte administrativo de los apoyos y servicios que entrega la DAE mediante Salud Estudiantil, Deportes y Desarrollo Estudiantil.
17-11-2020
Por Florencia Ramos y Antonieta Laporte (Vive la UC) / Noviembre 2020

INES PUC1811 Innovaciones en el Proyecto Educativo UC se llama el proyecto que este año la Vicerrectoría Académica ha comenzado a desarrollar, mediante un trabajo conjunto entre varias áreas, incluida la Dirección de Asuntos Estudiantiles.

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Con fondos del Ministerio de Educación, el proyecto busca potenciar el logro del Perfil del Egresado(a) UC, implementando un nuevo modelo de formación general, desarrollando una política y cultura de integridad académica; creando un sistema de innovación continua para transformar los procesos de enseñanza y aprendizaje; y contando con un sistema innovador de alertas académicas, para mejorar la experiencia universitaria y la graduación efectiva de todos(as) los(as) estudiantes.

Desde ese último objetivo, sobre alertas académicas, destaca la relevancia que la DAE tiene en cuanto a los recursos que la UC dispone para apoyar los procesos y coordinar las alertas tempranas, reconociendo que es clave fortalecer los vínculos de los sistemas y plataformas que se están implementando. Con este espíritu, nace un proyecto de modernización de la DAE, que considera mejorar los procesos de atención, seguimiento, evaluación y soporte administrativo de los apoyos y servicios estudiantiles que se entregan. La Directora de Asuntos Estudiantiles, Carola Méndez, explica: “El proyecto busca apoyar el proceso, favoreciendo la disponibilidad de datos y la mejor articulación entre los servicios de apoyo que la DAE ofrece a los y las estudiantes y los procesos de alerta académica y permanencia’’.

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También se espera lograr una adecuada trazabilidad de los estudiantes UC con alertas académicas, mejorando los apoyos y servicios que reciben. Constanza Morales, subdirectora de Gestión y Desarrollo DAE, y coordinadora ejecutiva del proyecto, detalla: "El fin es que en el tema de alertas académicas se otorgue a los alumnos(as) una asistencia de forma temprana y oportuna, fortaleciendo la educación y la vida universitaria, bajo los lineamientos del Perfil del Egresado(a) UC”. Según explica, esto implicará “un proceso de modernización de la DAE, que contribuirá a potenciar su labor en lo de alertas académicas, mediante un modelo y sistema informático que entregue datos disponibles en tiempo real, mejor trazabilidad y seguimiento”.

Por otro lado, desde el ámbito innovación en el proyecto formativo UC, INES permitirá a la DAE implementar una plataforma con información reunida de manera transversal sobre los apoyos y servicios a estudiantes. A futuro, se abarcarán más datos del estudiante, desde que recibió la alerta, el proceso que atravesó, y los servicios y apoyos que recibió, para finalmente obtener reportes y datos unificados. “También permitirá fortalecer los procesos y la coordinación entre las unidades involucradas en servicios estudiantiles”, comenta Constanza.

Etapas y consultorías que contempla el proyecto

Para lograr todo esto, el ámbito del proyecto INES a cargo de la DAE se ha concretado en dos servicios de consultoría: uno individual que busca diseñar un modelo de gestión integral con uso de Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC), y la segunda para desarrollar una Plataforma de Atención Estudiantil. La subdirectora de Gestión y Desarrollo de la DAE explica: ‘’La idea es que la plataforma entregue soporte de todas las actividades DAE, de desarrollo, salud y deporte, en relación no sólo a un alumno(a) alertado(a), sino a todos los(as) estudiantes que se vinculen con nuestra dirección’’.

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Si bien cada unidad de la DAE reporta información sobre su quehacer, hoy no existe un sistema de datos unificado con criterios estandarizados y toma mucho tiempo procesar la información para responder a algunos requerimientos. Además, el sistema de alertas académicas requiere que la DAE tenga un sistema más robusto y sofisticado de información, adaptado a las necesidades del estudiantado. Estas dificultades serían resueltas con la nueva plataforma informática, que permitirá “ordenar de forma adecuada los datos de las y los estudiantes, para así mejorar las estrategias a utilizar en el futuro”, señala Constanza Morales.

En relación con la consultoría individual, un asesor experto en Implantación de Software de Gestión en Instituciones de Educación Superior está analizando la situación actual de la DAE, buscando los aspectos a mejorar dentro de las 3 direcciones, para generar así un Modelo de Gestión Integral con uso de TIC de atención y servicios, para luego en una segunda etapa desarrollar e implementar una plataforma tecnológica. Esta asistencia técnica consta de tres etapas. La primera contempló un levantamiento de servicios, procesos y sistemas informáticos disponibles, así como conversaciones con directores, jefes y encargados de las 3 direcciones DAE para hacer un diagnóstico y un FODA de la estructura de procesos y sistemas vigentes. En la segunda etapa se hizo revisión de buenas prácticas, en universidades chilenas y extranjeras, para visualizar oportunidades de mejora. Hoy ya se trabaja en la tercera etapa, de proponer un modelo para optimizar nuestros procesos de atención y servicios, y potenciar la entrega de antecedentes para otras unidades de la UC.

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La Directora de Asuntos Estudiantiles expresa su entusiasmo por el desarrollo de este proyecto: ‘’Estoy muy contenta, creo que el consultor ha sido un aporte, identificó oportunidades de mejora, comprendió bien el trabajo que hacemos en la DAE y el espíritu. Creo que la propuesta final responderá muy bien a lo que se necesita, para entregar una mejor atención a los y las estudiantes y contribuir a su desarrollo integral’’, sostiene la directora.

La segunda consultoría implica el desarrollo e implementación de una Plataforma de Atención Estudiantil que sustente el modelo y sea transversal. Contará con planificación de actividades -talleres, capacitaciones, charlas, cursos y otros-, y la opción de que estudiantes puedan inscribirse, confirmar asistencia y responder encuestas desde cualquier dispositivo móvil. La idea es que esta plataforma apoye en el trabajo colaborativo de nuestros equipos y permita agilizar la labor, para que las personas puedan enfocarse en innovar siempre en nuevas soluciones e ideas en beneficio de los(as) estudiantes.

Desafíos que presenta el proyecto INES

El desarrollo e implementación de este gran proyecto implicará varios retos para el equipo DAE. Entre ellos, destaca la gestión del cambio de cara a los(as) integrantes de la DAE, pues requerirá de un proceso de adaptación y potente comunicación con los equipos, para afrontar las nuevas formas de abordar y realizar el trabajo y afrontar las eventuales dificultades que se presenten. El trabajo directo en la nueva plataforma también implicará un desafío para las personas, para lo cual se implementarán capacitaciones orientadas a que las personas comprendan las nuevas lógicas de la herramienta, los nuevos procedimientos involucrados en el quehacer diario y elaboren procesos de retroalimentación constante.

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Actualmente ya está finalizando la consultoría individual, y en diciembre partirá la etapa de diseñar, desarrollar e implementar la plataforma de atención estudiantil. Todo el equipo involucrado trabaja arduamente, con la convicción de que la detección temprana contribuirá a diagnosticar mejor las necesidades de los(as) estudiantes, y ofrecerles oportunidades más efectivas de acompañamiento y nivelación. Todo esto les permitirá aprovechar más esos servicios, desenvolverse mejor en el ambiente universitario y favorecer sus posibilidades de graduación.

Cuando el sistema ya esté instalado y sea parte del quehacer de la DAE, el gran desafío será la mejora continua, “que nos permita identificar necesidades y hacer recomendaciones alternativas, de apoyo y servicios, que fortalezcan la vida estudiantil”, explica Constanza Morales.